中小企業が考える大規模災害への備え
内山公認会計士事務所の内山でございます。
今月も顧問先様をはじめとしたお客様へ向けて税理士・会計士としての立場から、専門的な知識・情報をわかりやすく解説していきたいと思います。
宮崎で震度6弱の地震が発生しました。被害にあわれた方には心よりお見舞い申し上げます。この地震を受けて、気象庁は南海トラフ地震の臨時情報を発令しいつもに増して地震への備えが叫ばれています。
さて、皆さんの会社では地震を始めとした大規模災害への備えはされているでしょうか？
会社の規模を問わず事業と従業員を守るために、備えられることは備えておく必要があると言えます。そこで今回のコラムでは「中小企業が考える大規模災害への備え」と題し、どんな備えが必要か？ について解説していきます。
災害はいつやって来るか分かりませんので、本コラムが減災の一助となれば幸いです。
目次
- ○ 会社として大規模災害に備えるためには何をしたら良いか？
- ○ 日ごろからできる具体的な備えとは？
- ・防災訓練の実施と連絡網の整備
- ・従業員と自社インフラを守る備え
- ○ 実際に大規模災害が発生した場合、会社としてどうしたらよいか？
- ○ 今回のまとめ
会社として大規模災害に備えるためには何をしたら良いか？
大規模災害と一口に言っても地震だけではありません。新型コロナウイルスも大規模災害と言えますし、台風やそれに伴う洪水なども大規模災害と言えます。
中小企業の場合であっても、自社の事業を行っている地域においてどのような災害が予想されるか？ という災害リスクを評価し、その影響を最小限に抑えるためのプラン（BCP: Business Continuity Plan 事業継続計画）を策定する必要があります。
BCPに正解はありませんので、自社に合ったプランとするために経営層・従業員がそれぞれ意見を出し合って策定すると良いでしょう。
プラン策定から定着までの順番としては次のように行動することをお勧めします。
１．自社の持つリスクの特定と影響の評価
２．上記リスクから一番初めに守るべき重要業務の特定
３．対応策の策定とマニュアル化
４．経営層、従業員へのリスト浸透
日ごろからできる具体的な備えとは？
BCPの作成と並行して具体的な備えも怠ってはなりません。既述の通り、大規模災害はいつやってくるか分かりませんので、日ごろの備えが重要です。中小企業が取るべき日ごろの備えとしては下記が挙げられます。
防災訓練の実施と連絡網の整備
定期的な防災訓練を行い、従業員が災害時に適切に対応できるようにします。避難経路の確認や避難手順の周知を徹底しましょう。また、災害時に確実に連絡が取れるよう、全従業員の緊急連絡先を更新し、連絡網を整備しておきます。併せて予算が許すのであれば、代替通信手段も準備しておくことが望ましいです。
従業員と自社インフラを守る備え
災害時に備えて、従業員が一定期間生活できる非常食や飲料水を備蓄しておきます。これには、長期間保存可能な食品や携帯トイレなども含まれます。
また、BCPで策定した重要業務で使用する業務データは、定期的にバックアップを取り、クラウド等の事業所外にも保存することで、万が一の事態に備えます。
併せて、企業活動におけるリスクをカバーするため、適切な保険に加入し定期的に見直しを行いましょう。特に災害リスクに対応した保険の検討が重要です。
実際に大規模災害が発生した場合、会社としてどうしたらよいか？
災害発生時には、事前に策定したBCPに基づき、迅速な対応を行うことが求められます。まず、従業員の安全確認を最優先とし、その後業務の復旧に向けた対応を開始します。
具体的には、重要なデータやシステムのバックアップからの復元、代替オフィスの稼働準備、取引先や顧客への状況報告などが含まれます。
また、保険の適用手続きや、行政機関への連絡も早急に行うべきです。さらに、被災した従業員やその家族に対する支援も忘れてはなりません。
企業としての社会的責任を果たすためにも、従業員の生活再建をサポートする姿勢が求められます。
今回のまとめ
災害は忘れたころにやって来るとはよく言われます。
今回の地震に関わらず、会社として事業を継続していく中には様々なリスクが存在します。特に資本力の小さい中小企業の場合、一つの災害で会社そのものの消滅という可能性も十分考えられますので、日ごろの備えは大企業以上に重要と言えるかもしれません。
会社のリスク洗い出しやそれに対するアドバイスも税理士の仕事の一つと思っておりますので、気になる方はお気軽に当事務所までご相談ください。
今回も最後までお読みいただきありがとうございました。
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