こんにちは。

内山公認会計士事務所の内山でございます。

今月も顧問先様をはじめとしたお客様へ向けて税理士・会計士としての立場から、専門的な知識・情報をわかりやすく解説していきたいと思います。

 

 

電子帳簿保存法については以前当ブログでも解説させていただきましたが、今月は「電子契約」について取り上げたいと思います。契約と言えば紙の契約書を使うことが当たり前だった時代から、現代では多くの場面で電子契約を導入する企業が増えてきました。

 

今回のコラムでは電子契約とは何か？　という基本的なところから、企業が導入する際の注意点まで分かりやすく解説させていただきますので、ぜひ最後までお付き合いください。

目次

• ○  電子契約とは何か？
• ○  電子契約の種類
• ・電子サイン（立会人型）
• ・電子署名（当事者型）
• ○  電子契約導入の注意点
• ・業務フローと取引先を考える
• ○  今回のまとめ

電子契約とは何か？

電子契約とは、PC等で作成した契約条項が記載されたデータファイルを、インターネットを使って契約相手方に送り、電子署名等を相手方が行うことによって締結される契約の事を言います。

すでに生命保険等の契約は多くの保険会社によってペーパーレス化（電子契約）となっていますし、ケータイショップの契約などもタブレットに署名する形式がほとんどですので、馴染みのある方もいらっしゃることでしょう。

先に述べた通り、電子帳簿保存法を始めとした国によるデジタル推進の流れが止まることは無いでしょうから、今後電子契約はBtoCのみならず、BtoBの分野へも大いに広がって行くことが予想されます。
紙の契約書と比較すれば、契約書をデータ化し電子契約システムを通じて相手側に送るだけで済むわけですから、送付・返信のスピードも格段にアップします。契約事務のスピードがアップするということは、「契約書来たけどやっぱり見送ろう…」という、いわゆるドタキャン防止にも繋がるのではないかと考えます。

また、第二のメリットとして紙の契約書管理からの解放が上げられます。書類の保管はスペースの問題もありますし、何より紛失リスクも存在します。

決められた期間保管し、必要が無くなったら適切に破棄する。

一見簡単なように見えて、コストも時間も大きく費やしてしまう物です。その点、電子契約であればデータですので、バックアップ等データ破損への対策を怠らずにしておけば、紙の契約書と比較して、管理コストは圧縮されることでしょう。

他方、電子契約を行う際の不安として「契約の証拠」としての力はあるのか？　という点が上げられますが、電子署名法という法律の第3条では『電子署名が行われているときは、真正に成立したものと推定する』と規定されています。そのため、契約相手側からの異議がない限り、当事者が行った行為であると認められやすくなるのです。

本当に本人が行った契約であるという証として、既述のタブレットへの自署や、第三者である時刻認証局によってなされたタイムスタンプの付与などを通じて、締結された電子契約は有効であるということを担保しています。


つまり、電子契約は従来の紙ベースとは異なり、契約事務スピードアップ・契約書保管の省力化を達成することが可能ですので、企業としては導入を前向きに考える社内システムの一つであると言えます。

ただし、電子契約と言っても大きく分けて二つの種類がありますので詳しく見て行きましょう。

電子契約の種類

電子契約を担保するものとして、電子サインやタイムスタンプというものがあることは既述の通りです。
紙ベースでの契約では、日常的な契約である少額の売買や雇用契約などは認印を使うことが多いのに対し、企業対企業の重要な契約や、高額の売買契約などは実印＋印鑑証明を求められることが多いと言えます。

電子契約でも認印・実印の違いのように、大きく分けて二つの契約方式が存在します。

電子サイン（立会人型）

電子サインはその名の通り、契約書へ電子的に署名する方法となりますので、紙ベースで言うところの認印にあたる契約が近いものと言えます。

電子契約を提供するサービスによって様々ですが、本人認証はメールアドレスや事前に取り決めたパスワード、電子契約サービスのアカウントなどを用いて行います。

契約書を受け取った相手側はタブレットなどを通じて署名を行いますが、電子契約のサービスによってタイムスタンプの自動付与、双方のIPアドレスを記録するなど、本当に契約当事者同士で締結したものであるかを法的に担保する機能も備わっています。

電子署名（当事者型）

電子サインとよく似ていますが、電子署名は紙ベースで言うところの実印＋印鑑証明にあたる契約が近いと言えます。

電子サインとは本人認証方式が異なり、第三者機関である電子認証局により発行・検証される電子証明書によって署名者が本人であることを証明してくれます。また、セキュリティ性においても契約当事者しか知りえない、「鍵」を用います。署名した側は「秘密鍵」を使って契約書を暗号化し、受け取った側は「公開鍵」を使い契約書を復号します。

本人であることの担保、高いセキュリティ性のいずれも満たすことから、重要な契約を行う際には電子署名を用いるべきですが、導入までのハードルが高いというデメリットも存在しますので、契約相手側の事情も考慮した上で導入を進めると良いでしょう。

電子契約導入の注意点

世の中に存在するあらゆる契約が電子化出来るという訳ではありません。2022年8月現在では任意後見や農地の賃貸借など、相続や不動産に係る契約は電子化出来ないものが多く存在します。

しかし、一般的な売買契約書や業務委託契約書、雇用契約書などは電子化することが可能ですので、不動産業以外の方であればやはり電子契約は契約事務効率化とコスト削減に有効と言えます。

業務フローと取引先を考える

一般的に企業内での書類取り扱いは、担当者・承認者・決済者と言った形でエスカレーター式に上の役職へと回って行くものです。電子契約でも同じことはもちろん可能ですが、PC操作に不慣れなスタッフが存在する場合、新システムの教育や新たな業務フロー構築が必要となるケースがありますので、「どのスタッフでも使いやすい」システム選びが非常に重要です。

また、誰でも使いやすいシステムが重要であるもう一つの理由として、当事者型（実印＋印鑑証明に近い）で契約を行う場合は、相手側にも自社同様の電子契約サービスアカウントが必要になる場合もございます。取引先企業への説明や合意を得る上でも、使いやすいサービスというのは大切な条件の一つになるのではないでしょうか。

今回のまとめ

ペーパーレス化が進む時代に、「契約」という商取引の根幹を為すものまで組み込まれるようになりました。今後もこの流れは加速していくはずですので、電子契約は今のうちから各社のサービスを比較検討しておいた方が良いでしょう。

「電子契約　比較」などと検索すると、様々なサービスがヒットしますが、月額利用料、サポート体制、システムの使いやすさの三つを判断基準に、自社へ最適なサービスを選択していただければと思います。

今回も最後までお読みいただきありがとうございました。