DXの成功事例
内山公認会計士事務所の内山でございます。
今月も顧問先様をはじめとしたお客様へ向けて税理士・会計士としての立場から、専門的な知識・情報をわかりやすく解説していきたいと思います。
以前のコラムで電子帳簿保存法の改正について取り上げたところ、あるお客様から「これを機会にDXを進めようと思うのですが、おススメのシステムってありますか？」という質問をいただきました。
DXやペーパーレスと言われても、多種多様なサービスが存在しており、自社にどのようなサービスが合うのかわからない…。という方も多くいらっしゃることでしょう。
そこで今回のコラムでは「DXの成功事例」と題して、知人の会社で行っている取り組みについて読者にシェアしたいと思います。
小規模法人の方であればお役に立てる内容だと思いますので、ぜひ最後までお付き合いください。
目次
- ○ 『DX』って何？
- ・PC一台で管理可能に
- ○ 見える化が生む改善項目
- ○ 新しいシステムを導入する際の注意点
- ○ 今回のまとめ
『DX』って何？
最近よく聞く『DX』ですが、デジタルトランスフォーメーションの略であり、IT化から一歩踏み込んで、会社運営や商取引・新たなビジネスモデルなど、より広い範囲の変革を促すものとなります。
今回読者にシェアする事例では社内で「紙」や「メール」の使用を極力少なくするように取り組み、結果的に会社運営に対するコストが下がり業績も上がったというものです。さっそく紹介して行きましょう。
PC一台で管理可能に
今回ご紹介する事例は全国各地に営業所が存在する企業です。
社員数は全体で50名。営業所は10か所。営業所によっては社員1人とアルバイトさんのみというところもあるそうです。扱っている商材は多岐に渡りますが、基本的に在庫という概念のある商品は扱っておらず、中小企業向けにコンサル的な事業を行いつつ、必要に応じて商品を販売するというビジネスモデルです。
近い業種で言うと保険代理店や私のような士業を思い浮かべていただければ良いかと思います。
この会社では距離的に全社員が集まって会議を行うということは不可能であるため、ビデオ会議システムを使用して、営業会議や管理職会議を行っています。会議だけであれば「今風」の感じになりますが、議事録はメール添付で参加者へ送信するという手間が残っていました。
そのほかにも、経理・総務関連の申請・承認。日々の成績・行動管理。顧客とのやり取りや引継ぎ事項。各種報告書なども全てメール添付でやり取りしていたため、管理職はメールをさばくのに時間がかかり、本来行うべきである部下の指導や営業所内コミュニケーションが円滑に進まないという問題を抱えていました。
また、メールもCCが多く「見た・見てない」「確認した・してない」という食い違いも多く発生し、結果的にスピーディーな営業活動の妨げになり、多い人だと一日に受信するメールが50通を超えるということも少なくなかったそうです。
これらの問題を解決するため、クラウド型の業務管理システムを導入することにしました。新しいシステムを導入することで、メール地獄はどのように解決して行ったのでしょうか？
見える化が生む改善項目
メール地獄を改善するためにクラウド型の業務管理システムを導入した先の企業ですが、どんなに優れた人材でも新しいシステムを覚えるのには時間がかかります。
導入初期段階では従前どおりメールのやり取りも多かったようですが、社内で何度もリモート研修を重ね、社員ごとに理解度を把握し、理解度に応じた研修を積極的に受講させたところ、今ではほとんどの社員が使いこなせるようになったそうです。
以前であれば、時間のかかった社内申請も当日に承認することが出来るようになり、会議の議事録もクラウド上にアップすることでメールを送付する手間も無くなり、出先であったとしてもスマホ一つで部下の行動がわかるようになり、結果的に社内のコミュニケーションは円滑に進むようになったとのことでした。
管理職もメール地獄から解放されたため、部下との営業同行や業界の最新知識取得、顧客への新しい提案手法の勉強に時間を割けるようになり、会社全体として、より顧客の抱える問題が分かりやすくなり、結果的に業績も上がりました。
また、業務に係わるすべてをシステム内に格納することで、バラバラに管理していた時代と比べコストも下がりました。
新しいシステムによって業務全体が「見える化」され、「見た・見てない」「確認した・してない」といった初歩的な食い違いも無くなり、顧客のために使える時間が増えているわけですから、業績が上がるのも当然と言えるでしょう。
さらに、統一したシステムを使用しているため、基本的に必要となるコストはシステム維持費のみになります。
「あのPDFはあっち」「このデータはこっち」「これは紙で書庫に保管」というバラバラ管理時代と比べてコストが下がるという結果もやはり当然と言えるわけです。
新しいシステムを導入する際の注意点
「そんなにすごいならウチも導入しよう！」と思う方もいらっしゃるかもしれません。先の企業ではサイボウズ社のKintoneというシステムを導入したそうですが、似たようなシステムは他にも存在します。
新システムの導入を検討する際に一番注意しなければならないこととして、誰でも使いやすく分かりやすいものであるか？ という点が上げられます。20～30代が中心の企業であれば、比較的スムーズに導入も進むかもしれませんが、50～60代が多い企業であれば、「使いやすい」「分かりやすい」は選択肢の最優先と考えます。
どんなに素晴らしいシステムでも使わなければ意味はありません。
「何か新しいシステムが導入されたけど面倒そうだから俺は使わない」という社員が一人でもいると、結局その人用に旧来のやり方を残す必要が出てきてしまいますし、社内情報から置き去りにされる社員が発生することになりますので、モチベーションの低下が起こってしまいます。
そうならないために、新システム導入検討時はその企業に合った比較表を作成されると良いでしょう。システム会社より営業資料を取り寄せ、各社の違いを比較し、自社に合った比較項目を見つけ出していくということになります。
「外部システムとの連携は可能か？」「今の業務環境に合っているか？」「将来的にシステムの拡張性はあるのか？」「導入実績はどうか？」「そもそも使いやすいのか？」「試用期間はあるのか？」等々、比較項目をあげるとキリがありませんが、自社ならではの比較項目を持った上で、各システムを比較することで、本当に自社に合ったシステムが見えてくるのです。
また、一度導入したシステムはそう簡単に変更することは出来ませんので、最優先比較項目を吟味したうえで、社内の意見も取り入れ導入して行くことをおススメ致します。
今回のまとめ
『DX』と一口に言っても自社でどのように取り入れて行くのかは、業界・業種・企業規模により異なります。自社によりあったサービスを導入するためには、情報を集めないと何も始まりません。
代表が中心となって動くのも良いと思いますが、小規模な会社であれば現場の意見を重視し、「導入したら確実にみんなで使える」システムを構築して行くことが重要です。
電子帳簿保存法の改正により、経理部門も『DX』の波がやってきました。我々士業も紙ベースがまだまだ多いですが、時代に取り残されないよう出来るところから進めている段階です。
皆さんの会社でもまずは改善したいことを洗い出し、コストをかけずに改善するためには何が必要か？ というはじめの一歩を歩みだしてみてはいかがでしょうか。
今回も最後までお読みいただきありがとうございました。
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